Budjetti - pakollisesta pahasta työkaluksi

Jos numerot eivät ole sinun juttu, budjetti lienee sana, joka saa irvistelemään. "Pitäisi tehdä, mutta.." ja yhtäkkiä komeroiden siivoaminen onkin kivaa..?

Jos olet uusi yrittäjä, niin heti alkumetreillä törmää siihen, että mistäs ne luvut? Ei ole mitään vanhaa tilinpäätöstä, jonka ottaa pohjaksi. Tai ei ole edes sitä 7 kuukautta yrittäjänä elettyä aikaa, jotta voisi muuttaa nuo alun ehkä piskuiset luvut kalenterivuodelle ja käyttää sitä pohjana.

Ei hätää, pari vinkkiä on tulossa, mutta lähdetään liikkeelle ihan alusta.

Suurin osa ohjeista, mitä google nostaa esille, on sitä samaa vanhaa. Mieti menot, suunnittele myynti, tee laskelmaksi. No, tätähän budjetin tekeminen on, mutta tässä katoaa se budjetin varsinainen tarkoitus.

Budjetti on yrityksen johtamisen työkalu

Isoissa yrityksissä budjetin avulla suunnitellaan toimintaa ja budjetti saatetaan tehdä jopa pari vuotta eteenpäin. Taustalla on strategia. Hieno sana, jolla tarkoitetaan missä haluan olla tietyn ajanjakson päästä.

Eli miltä haluan, että yritykseni näyttää 5 vuoden päästä ja miltä se näyttää tekemisenä + euroina - Mitä tavoitteita meillä on yritykselle.

Strategia on kaiken lähtökohta. Pitää nähdä iso kuva, jotta osaa valita oikeat askeleet. Tavoitetta kohti mennään askel kerrallaan - mitä kannattaa tehdä ensin tai mikä pitää olla tehtynä, että voi aloittaa seuraavan jutun. Ja kun tavoitteet on mietitty isosta kuvasta lähtien, päästään koko ajan lähemmäs maalia.

Budjetti auttaa tässä maaliin pääsemisessä - se toimii työkaluna, jonka avulla tavoitteet muutetaan konkreettiseksi tekemiseksi ja tämä tekeminen taas muutetaan euroiksi.

Budjetissa suunnitellaan yrityksen tulevaisuutta - mitä pitää tehdä ensi vuonna, että ollaan lähempänä sitä suurta tavoitetta. Ja vuoden päästä suunnitellaan seuraavan vuoden askelmerkit. Ja niin edelleen kunnes ollaan tavoitteessa.

Tavoitteet

Mitä konkreettisempia tavoitteet on, sitä parempi. Tavoite pitäisi aina pystyä asettamaan numeroina, jotta se on mitattavissa - jotta nähdään, paljonko muutosta ontullut ja onko suunta oikea.

Sanallinen tavoite on parempi kuin ei mitään, mutta se ei ohjaa toimintaa riittävästi. Lisää myyntiä on periaatteessa toteutetunut, vaikka myynti olisi kasvanut vain 100 eurolla.

Sen sijaan jos tavoite on saada ensi vuonna lisää myyntiä 10.000 € tähän vuoteen verrattuna - Nyt tiedämme, että jos joka kuukausi kirjanpidon raportti näyttää n. 835 € enemmän kuin edellisvuonna samaan aikaan, niin suunta on täsmälleen oikein.

Jos myynti on vähemmän, tiedämme myös heti, että nyt pitää tehostaa myyntiä. Eurot eivät valehtele.

Ensin suunnitellaan toiminta, sitten vasta eurot

 Uutena yrittäjänä ensimmäisiä asioita on kirkastaa se ajatus, että mitä yrityksessäni tehdään - mitä myyn. Ilman asiakkaita meillä on vain kallis harrastus..

Meillä pitäisi myös olla selvää, miten toimimme:

• mitä siihen tarvitaan asioina (tavarat, palvelut, oma tekeminen),
• missä asiakkaat on,
• tarvitsenko toimitilat vai toiminko kotoa käsin,
• tarvitsenko varastoa (jos myyt tavaraa),
• haluanko palkata työntekijöitä ja jos vastaus on kyllä, niin palkkaanko ne heti vai vasta myöhemmin.

Mitä konkreettisemmin pystyt pilkkoa toiminnaksi sinun yrityksesi idean, sitä helpompi on tehdä budjetti.

Ei lähdetäkään liikkeelle menoista vaan tuloksesta

Miksi budjetti kannattaisi tehdä nurinperin eli pohtimalla, paljonko jää viivan alle?

Turhan moni yrittäjä on vaatimaton ja se oma palkka on liki vihoviimeinen ajatus. Ollaan myös onnellisia siitä, jos yrityksen tulos jää plussalle. Jos toiminta ei ole vielä ottanut kunnolla tuulta alle tai muuten vastustaa bisneksen kanssa, se niukka palkka ja niukka tulos ei ole ehkä paras motivaattori tekemiselle.

 Budjetin voi suunnitella nurinperin, aloittaen tuloksesta - budjetti saa olla juuri sen näköinen kuin yrityksesi on. Kun lähdet liikkeelle miettimällä, paljonko haluaisit yrityksesi tuloksen olevan, käännät samalla ajattelutapasi. Lähdet automaattisesti miettimään, paljonko myyntiä pitäisi olla. ja mitä se tarkoittaisi tekemisenä, että myynti olisi niin hyvä, että vuoden lopussa olet saavutanut unelmatuloksen.

Menoja voi nimittäin karsia vain tiettyyn pisteeseen asti. Ainoa tapa parantaa tulosta kestävällä tavalla, on kasvattaa myyntiä (ja pitää samalla huolta, että menot ei kasva samaa tahtia kuin myynti).

Siksi minä suosittelen uusille yrittäjille - ja kokeneemmillekin yrittäjille, joille budjetti on ääh ja plääh.. - että ensin suunnitellaan tulos.

Sitten mietitään oma palkka. Jos yrityksesi on uusi, niin palkan kanssa pitää olla malttia - et todennäköisesti pysty heti tokana kuukautena nostamaan monta tonnia palkkaa yrityksestäsi. Mieti siis se unelmapalkka, mutta myös se palkka, mikä on realistista nostaa ulos yrityksestä alkuvaiheessa ilman, että kassa kuivuu liikaa.

Ja vasta tämän jälkeen lähdetään miettimään lukuja. Ja koska tulos lasketaan

myynti - menot = tulos

niin meidän pitää selvittää menot ja suunnitella myynti. Ja koska varsinkin uudessa budjetissa myynti on helpoin suunnitella laskemalla tuloksen päälle menot, niin mietitään ensin menoja.

Mistä luvut budjettiin - mitä menoja minulla on?

 Nyt päästään siihen varsinaiseen numerotyöhön. Tavoitteiden kohdalla mietit, mitä tavoitteesi tarkoittaa toimintaa. Nyt lähdetään purkamaan näitä tekemisiä numeroiksi.

• Palkkaatko työntekijöitä? Montako ja tekevätkö he täydet tunnit? Älä unohda varata budjettiin rahaa myös sivukuluja varten - 30% palkkasummasta on yleensä hyvä arvio budjetissa.
• Muistathan oman palkkasi. Yrittäjällä pitää olla YEL-vakuutus, jonka voit maksaa itse (ja saat vähennyksenä omassa verotuksessasi) tai yritys voi maksaa sen. Omasta palkastasi ei mene sivukuluja, koska YEL on = yrittäjän omasta palkasta menevät sivukulut
• Onko sinulla toimitilat, esim. kivijalkaliike, tuotantorakennus tai tarvitsetko varastotilaa? Varaa rahaa vuokraan, sähköihin, veteen, jne.
• Käytätkö työssäsi jotain koneita tai työkaluja? Isot koneet maksaa yleensä niin paljon, että ne menee investointeihin (ja näkyy laskennallisena menona kirjanpidossa poistot-rivillä). Pienemmät laitteet voi sen sijaan laittaa suoraan menoksi - esimerkiksi työpuhelin, kannettava tietokone, pienet työkalut jne. Verottajan ohjeista saattaa olla apua, kun mietit kaluston budjetoimista
  
  • Verottaja tuntee pienissä laitteissa kaksi kategoriaa: 3v kalusto ja pienhankinnat. Pienhankintoihin voi kirjata menoja vuodessa enintään 3600€ (v. 2024). 3v kalustoon voi sen sijaan kirjata enemmänkin, kunhan laitteet on sellaisia, joiden arvioitu käyttöikä on 3 vuotta.
• Mitä palveluita käytät? Suosittelen kaikille oman kirjanpitäjän palkkaamista, ihka aitoa ihmistä, jolta voit kysyä kaikki kysymykset esimerkiksi sivukuluista tai kaluston hankinnasta. Tekoälypohjainen kirjanpito on ehkä edullisempi, mutta se ei osaa neuvoa - virheet voi tulla hurjan paljon kalliimmaksi kuin kirjanpitäjän palkkio. Palveluita voi olla kirjanpitäjän lisäksi vaikkapa some- tai talousassari, nettisivujen tekijä, itsellesi palkattu mentori. Myös omat kouluttautumiset ja verkkokurssit menee tähän palvelut-osioon.
• Tarkista vielä, mitä sopimuksia olet tehnyt tai mitä asioita käytät arjessa. Puhelin ja nettiyhteys on varmastikin menoissa jo mukana. Jos käytät postilokeropalvelua, muista varata siihen rahat budjetissa. Tai jos sinulla on vakuutuksia, jäsenmaksuja esim. yrittäjäjärjestöissä, nettisivujen domainmaksut ja webhotellimaksut, uutiskirjeet, verkkokurssialustat, jne.

 Älä ota liikaa paineita kaikkien lukujen keksimiseksi budjetin yhteydessä. Budjetti on kuitenkin vain tässä hetkessä tehty arvio tulevasta vuodesta eli se voi toteutua sellaisenaan, mutta todennäköisemmin jotain unohtui ja yllätyksiäkin tullee matkan varrella. Se kuuluu asiaan, eikä se tee budjettia huonoksi.

 Miten arvioin myynnin

Myynti lasketaan periaatteessa tässä nurinperin budjetissa lisäämällä toivottuun tulokseen suunnitellut menot. Tämä laskelma on kuitenkin vatsa lähtökohta.

Olennainen osa budjettia on varmistaa, että kaikki luvut on oikeasti mietitty. Hihasta ravistettu myyntimäärä on luku, mutta ei siitä mitään hyötyä ole, jos sitä ei ole yhtään pureskeltu auki.

Mieti siis myynti toiminnan kautta. Mitä olet myymässä, mihin hintaan ja paljonko arvioit asiakkaita olevan. Älä unohda ottaa huomioon myynnin vaatima työmäärää. Tämä on erityisen tärkeää, jos myyt palveluita, joissa annat aikaasi asiakkaalle - aikaa rahasta-tyyppistä palvelua.

Vuorokaudessa on vain rajallinen määrä tunteja ja koska ihminen ei ole kone, joskus pitää myös lomailla. Varmista siis, että palvelujesi hinta on sellainen, että saat riittävästi myyntiä kohtuullisella työmäärällä.

Jos myyt tavaraa, silloin tarkista tavaroiden kate. Kate tarkoittaa sitä osuutta asiakkaan maksamasta hinnasta, joka jää jäljelle kun hinnasta on vähennetty arvonlisävero ja hinta, jolla olet itse ostanut sen sisään. Katteella maksetaan kaikki yrityksesi menot, sinun palkkasi sekä yrityksen muut maksuvelvoitteet. Kate ei siis saisi olla vain summamutikassa ostohintaan lisätty 50% kaikkiin tuotteisiin. Muuten on riski, että katetta kertyy liian vähän ja tulos jää tappiolle puhumattakaan mahdollisesti kassakriisistä.

Budjettia ei tarvitse tehdä yksin

Jos kaipaat tukea budjetin tekemiseen, niin yksilövalmennuksessa saat konkreettista apua, valmiin budjetin räätälöitynä ja valmiiksi tehtynä. Laita lomakkeen kautta viestiä, niin jutellaan lisää!

Nyt on myös mahdollista opiskella itsenäisesti, miten tehdään ensimmäinen budjetti:

Verkkokurssi