Opas onnistuneeseen budjetointiin

Budjetointi on elintärkeä osa menestyksekkään yrityksen toimintaa, olipa kyseessä aloitteleva yrittäjä tai vakiintunut liikeyritys.

Budjetin suunnittelu voi koskea yksittäistä projektia, tulevaa kuukautta, kuuden kuukauden jaksoa, tai yleisimmin seuraavaa tilikautta, joka usein on kalenterivuosi.

Aloittava yrittäjä

Aloittavan yrittäjän on tärkeää sisällyttää ensimmäisen toimintavuoden budjettiin kaikki aloituskustannukset.

Nämä voivat sisältää kaupparekisteröinnin maksut, YEL-maksut määritellyn työtulon mukaan ja jopa yrittäjän oman palkan.

Vaikka aloittava yrittäjä ei välttämättä pysty maksamaan itselleen palkkaa heti alussa, on tärkeää pitää se tavoitteena. Yrittäminen on ammatti, ei harrastus.

Budjetin suunnittelu

Budjetin suunnitteluun tulisi sisällyttää tavoitteiden asettaminen.

Asetetuilla tavoitteilla voi olla merkittävä vaikutus yrityksen menestymiseen. Esimerkiksi, tavoitteena voi olla voiton tai liikevaihdon tuplaaminen tai ensimmäisen työntekijän tai virtuaaliassistentin palkkaaminen.

Tavoitteiden määrittely

Suosittelemme määrittämään tavoitteet tuloksen kautta, jolloin määrittelet tavoitevoiton.

Seuraava askel on selvittää, kuinka paljon myyntiä tarvitaan tavoitevoiton saavuttamiseksi. Tarvitsetko uusia tuotteita, vai riittääkö nykyisten tuotteiden realistinen myyntitavoite?

Toiminnan suunnittelu

Budjetointiprosessiin kuuluu myös toiminnan suunnittelu. Budjetti on itse asiassa yrityksen suunnittelema toiminta euroiksi muutettuna.

Toiminnan suunnittelussa pohditaan esimerkiksi uusien henkilöiden palkkaamista ja vaikkapa uuden toiminnan aloittamista nykyisen liiketoiminnan rinnalla. Myös nykyisen toiminnan supistaminen tai toiminnan ennallaan pysyminen voi olla toiminnan suunnittelun lopputulos.

Budjetin laadinnan voi koostaa tiivistetysti seuraaviin 7 askeleeseen.

Budjetin laadinnan askeleet:

1. 1. Ota selvää lähtötilanteesta. Pohjana voi käyttää vaikkapa edellistä budjettia tai toteumalaskelmaa.
   2. Määrittele odotukset ja tavoitteet. Asettamalla tavoitteet varmistat, että viet yritystäsi oikeaan suuntaan. Ilman odotusten ja tavoitteiden määrittämistä on riskinä, että yrityksesi vain ajelehtii eteenpäin.
   3. Selvitä tulot – mitä pysyy ennallaan, mikä muuttuu. Tuloja suunnitellessa kannattaa omien toteutuneiden tulojen tarkastelun lisäksi tehdä suuntaa antavia laskelmia, miten esimerkiksi hinnoittelun tai palvelukokonaisuuden muutos saattaisi vaikuttaa tuloihin.
   4. Kartoita menot – mitkä menot ovat pakollisia ja missä löytyy joustoa. Kiinnitä myös huomiota siihen, onko menoissa jotain sellaista, mikä on ehkä unohtunut sinne. Tällaisia unohtuneita menoja voi olla esimerkiksi ohjelmisto, jota ei enää käytetä yrityksessä, mutta lisenssimaksut pyörivät silti.
   5. Varaudu yllätyksiin – budjetti ei saa olla liian tiukka. Mikään ei ole huonommin motivoivaa kuin budjetti, joka on heti lähtöjään laadittu liian tiukaksi. Yksikin ongelma saattaa silloin syöstä budjetin pois raiteiltaan,
   6. Laadi budjetti – sopeuta menoja, jos laskelma ei heti täsmää. Jos laaditaan budjettia tyhjältä pöydältä tai olemassa olevaa budjettia muutetaan paljon, on ihan normaalia joutua muokkaamaan budjettia muutaman kerran. Muokkaus kuitenkin kannattaa, sillä hyvin laadittu budjetti toimii matkaoppaana yrityksen toiminnassa.
   7. Ole realisti! Liiallinen optimismi voi johtaa taloudellisiin ongelmiin. Ei kannata siis laittaa tulopuolelle omia unelmatuloja, vaan tulot kannattaa perustaa selkeisiin laskelmiin tai historiatietoihin.

Budjetoinnin tulee olla joustavaa ja realistista. Se on yksi avain yrittäjän menestykseen ja vakaan liiketoiminnan luomiseen.